【 プライバシーマーク(Pマーク)取得までのスケジュール詳細】

Pマーク申請から取得まで

プライバシーマーク申請から審査、取得までの流れ



　申請書類を提出までにPMS(個人情報保護マネジメントシステム）のPDCAサイクルが自社内で最低一回転している必要があります。 ここまでの準備に通常4ヶ月間は掛かります。なぜ4ヶ月も掛かるのでしょうか？
　プライバシーマークを取得するということはJIS Q 15001:2006の38の要求事項を自社に適合させながら一つずつクリアしていくということです。
　当社の標準的なPマーク取得タイムスケジュールを例に説明します。

　初期準備　（キックオフ～1ヶ月間の作業）

スケジュール概要	JIS Q 15001 規格番号	作業期間	作業日数
管理、監査責任者の選任	お客様担当
個人情報の取扱業務の洗い出し		～1ヶ月間	1週間程度
個人情報の取扱プロセスの作成		～1ヶ月間	2週間程度
個人データ管理台帳の作成		～1ヶ月間	1ヶ月程度

　お客様に「個人情報保護管理者」を選任していただきます。「個人情報保護管理者」が専任の場合は申請までの期間を短縮することが可能です。

　マネジメントシステム作成・運用　（キックオフ～4ヶ月間の作業）

スケジュール概要	JIS Q 15001 規格番号	作業期間	作業日数
個人情報保護方針の策定	3.2	～1ヶ月間	1週間程度
法令等の特定	3.3.2	～1ヶ月間	1週間程度
教育監査計画書の基本用件	3.3.6	～1ヶ月間	2週間程度
体制の確定	3.3.4	～1ヶ月間	2週間程度
個人情報の収集目的、範囲	3.4.2.1	2ヶ月目～	2週間程度
収集時期、手段、担当者の特定	3.4.2.2	2ヶ月目～	2週間程度
機微な情報の定義、制限	3.4.2.3	2ヶ月目～	2週間程度
個人情報利用部門、目的の特定	3.4.2.6-8	2ヶ月目～	2週間程度
個人情報提供先、目的の特定	3.4.2	2ヶ月目～	2週間程度
苦情及び相談対応	3.6	2ヶ月目～	2週間程度
委託先管理の基本要件確立	3.4.3.4	2ヶ月目～	1.5ヶ月程度
情報提供者の権利確定	3.4.4	2.5ヶ月目～	2週間程度
苦情、文書管理要件	3.5-6	2.5ヶ月目～	3週間程度
セキュリティーリスクの評価、対策	3.3.x-3.4.x	2ヶ月目～	2ヶ月程度
個人情報保護ﾏﾈｼﾞﾒﾝﾄｼｽﾃﾑ文書化	3.3.5	2ヶ月目～	2.5ヶ月程度
社内教育（文書の配布→アンケート）		3.5ヶ月目	3日程度
内部監査員の養成(セミナー受講）		3ヶ月目～	1週間程度
運用の確認	3.7.1	3.5ヶ月目～	2週間程度
内部監査	3.7.2	4.5ヶ月目～	3日程度
是正・予防・見直し	3.8-9	4.5ヶ月目～	3日程度

　この期間にPDCAサイクルを用いたPMSを構築してお客様の社内で実際に運用していただきます。
  PLAN（計画）がJIS Q 15001規格番号 3.2～3.3 に該当します。
  DO（実行）がJIS Q 15001規格番号 3.4～3.6 に該当します。
  CHECK（確認）がJIS Q 15001規格番号 3.7 に該当します。
  ACT（見直し）がJIS Q 15001規格番号 3.8 ～3.9に該当します。

　プライバシーマークの認定を受けるには現地審査があり個人情報保護に関するマネジメント・システムさえ文書化しておけばそれで申請できるといった ものではありません。それなりの準備期間はどうしても必要になってきます。

　申請　（5ヶ月目の作業）

スケジュール概要	JIS Q 15001 規格番号	作業期間	作業日数
申請(書類の確認）	お客様担当	5ヶ月目	2日程度

　PMSを社内で運用してみてPDCAサイクルを最低1回転させて初めてプライバシーマークの申請をすることができます。

　審査～認証　（5ヶ月目～3ヶ月間の作業）

スケジュール概要	JIS Q 15001 規格番号	作業期間	作業日数
文書審査対応		5ヶ月目～	3週間程度
現地審査のための模擬審査		5ヶ月目～	1日程度
現地審査	お客様担当	6ヶ月目	1日程度
現地審査指摘事項対応		7ヶ月目～	1ヶ月程度
改善報告書作成		7.5ヶ月目～	1ヶ月程度

　申請書類が受理されたらプライバシーマーク取得の最後の関門である現地審査があります。残念ですが コンサルタントはこの現地審査に立ち会うことができません。事前の「現地審査のための模擬審査」で当社のコンサルタントが 社内では気がつきにくい審査官の目線で注意点をご指摘いたします。
　現地審査に合格して現地審査指摘事項対応、改善報告書（どんなに綿密な事前準備をしても大抵なにか指摘されます）を提出して、 Pマーク使用料を納めると晴れて2年間のプライバシーマーク認定事業者となることができます。